2022-06-06 11:32 責(zé)任編輯:深圳尚泰裝飾 0
每次談起辦公室裝修,很多行政合伙人都會(huì)瞬間感受到很大的壓力。
為什么別人的辦公室裝修得井井有條,看起來很輕松?
為什么別人家的管理人員聽說裝修不慌?
為什么別人家的裝修很少撕X?
因?yàn)閯e人家的管理就是單獨(dú)進(jìn)行裝修,做項(xiàng)目管理。這不像摸著石頭過河,你可以為所欲為。
辦公室裝修本身就是一個(gè)大大小小的工程事件。
大企業(yè)的行政模塊下有一個(gè)基建工程部,中小型企業(yè)的CEO也經(jīng)常親自參與對(duì)裝修項(xiàng)目的管控。作為大多數(shù)管理人員都會(huì)參與的專業(yè)體驗(yàn)之一,辦公室裝修是怎么做的呢?你熟悉各個(gè)方面嗎?處理突發(fā)事件的能力是工作能力的重要體現(xiàn)。
今天小智就和小伙伴們分享一下辦公室裝修中項(xiàng)目管理相關(guān)的一些注意事項(xiàng)。希望能幫助您穩(wěn)住接下來的辦公室裝修,不慌不忙。
1 項(xiàng)目啟動(dòng)期間需要做哪些準(zhǔn)備工作?
在主管部門接到改造項(xiàng)目任務(wù)前,不要慌張,有條不紊地從以下幾件事著手:
收集并確認(rèn)要求:在開始改造項(xiàng)目之前,行政部門需要充分了解公司管理層和各部門對(duì)新辦公環(huán)境的了解。期望和需求。比如不同部門的工作特點(diǎn),研發(fā)需要安靜不被打擾,銷售和客服部門的電話和電話比較多,容易影響其他部門的工作等等。
在收集需求的同時(shí),成立了項(xiàng)目組。項(xiàng)目組的主要成員為:行政、IT、財(cái)務(wù)、采購(有條件的企業(yè)也應(yīng)有基礎(chǔ)設(shè)施團(tuán)隊(duì))、法務(wù),同時(shí)確定團(tuán)隊(duì)成員之間的分工。項(xiàng)目組成員確認(rèn)后,需盡快制定項(xiàng)目進(jìn)度,各節(jié)點(diǎn)需確認(rèn)負(fù)責(zé)人;
盡量確定內(nèi)部預(yù)算:很多企業(yè)管理者在處理辦公室裝修時(shí),老板可能不會(huì)先給出預(yù)算范圍和限制條件。反而在提交了幾家裝修供應(yīng)商的設(shè)計(jì)報(bào)價(jià)后,會(huì)瘋狂削減預(yù)算,讓管理員花費(fèi)5W的預(yù)算來裝修50W的效果。這個(gè)環(huán)節(jié)往往會(huì)消耗管理者和供應(yīng)商的大量精力,增加談判成本。.
在完成項(xiàng)目預(yù)算編制的同時(shí),需要對(duì)預(yù)算采購項(xiàng)目進(jìn)行分解,確定實(shí)際后續(xù)負(fù)責(zé)人,定期收集采購信息,供后續(xù)實(shí)際比較;
屏風(fēng)裝修供應(yīng)商:辦公室裝修離不開供應(yīng)商的參與。其中,裝修工作之初,根據(jù)公司裝修情況,行政部門需要同時(shí)篩選第三方項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)、設(shè)計(jì)公司、造價(jià)咨詢公司、施工承包商、IT、裝修保潔、綠化廠、消防和其他服務(wù)提供商。
并且要與物業(yè)公司充分溝通,仔細(xì)確認(rèn)物業(yè)管理要求的細(xì)節(jié),以便在投標(biāo)過程中提前通知供應(yīng)商;
采購管理全流程:裝修工作會(huì)涉及大量采購工作,一般需要單獨(dú)的集團(tuán)采購團(tuán)隊(duì),申請(qǐng)資金支持渠道,確定項(xiàng)目采購規(guī)則和審核付款流程,保持高效的節(jié)奏。在采購過程中,要注意有定制周期的采購,比如家具等。
只有在前期確定裝修工程的總體和詳細(xì)要求,做好項(xiàng)目開發(fā)的總進(jìn)度和時(shí)間節(jié)點(diǎn),才能進(jìn)行后續(xù)的設(shè)計(jì)、施工、開工等工作。
2 在項(xiàng)目進(jìn)行中,管理會(huì)遇到哪些陷阱?
不管前期準(zhǔn)備得多么充分,項(xiàng)目啟動(dòng)后,很容易出現(xiàn)一些不可預(yù)見的突發(fā)事件。這些坑各有特點(diǎn)。不同的城市、不同的行業(yè)、不同發(fā)展階段的企業(yè),在辦公室裝修過程中都會(huì)出現(xiàn)各種這樣的問題。
但以下是我們認(rèn)為影響較大、各主管部門必須高度重視的問題:
消防申報(bào)驗(yàn)收:辦公室裝修消防申報(bào)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的申請(qǐng)流程、注意事項(xiàng)、消防驗(yàn)收、消防驗(yàn)收,只要一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題,工程工期就會(huì)延誤。目前比較有效的解決方案一般是當(dāng)?shù)赜匈Y質(zhì)的裝修公司或物業(yè),或者第三方消防工程公司。
強(qiáng)弱電:裝修時(shí)一定要評(píng)估一下目前辦公配套設(shè)施的強(qiáng)弱電輸送情況是否滿足您的需求。強(qiáng)電改造線的費(fèi)用取決于實(shí)際的寫字樓條件,可大可小。
施工時(shí)間:企業(yè)行政一般對(duì)辦公室裝修工程的時(shí)間要求比較緊,但建筑不同裝修時(shí)間有不同的規(guī)定。如有特殊情況,需提前納入整個(gè)裝修工程的時(shí)間管理。
多方對(duì)接:設(shè)置時(shí)間節(jié)點(diǎn),權(quán)責(zé)分工。
除了這些影響很大的“坑”外,還容易出現(xiàn)裝修中途、資金結(jié)算不到位、工程施工延誤、中期驗(yàn)收等細(xì)節(jié)坑,管理人員在此期間提前發(fā)現(xiàn)問題,也可以解決后期相關(guān)問題!
3 在項(xiàng)目的后期,管理層需要做什么?
在辦公室裝修的后期,驗(yàn)收和結(jié)算是最后一步。
關(guān)于驗(yàn)收的干貨細(xì)節(jié)我們講了很多,驗(yàn)收貫穿裝修的全過程,最后的收尾工作只是一個(gè)結(jié)束。
需要特別注意的是
○前期裝修質(zhì)量要通過合同鎖定,后期驗(yàn)收順利。
合同是保證項(xiàng)目執(zhí)行和項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。
在裝修工程中,在明確項(xiàng)目目標(biāo)的基礎(chǔ)上,項(xiàng)目經(jīng)理提前與裝修分包商溝通細(xì)化合同執(zhí)行過程中容易發(fā)生爭議的條款,明確合同條款,并通過合同條款,明確并鎖定項(xiàng)目工期、質(zhì)量、成本、驗(yàn)收等內(nèi)容,確保項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)有據(jù)可依。
○搬家時(shí)搬家注意事項(xiàng)
完成檢查和綜合調(diào)試后,進(jìn)行最終驗(yàn)收整改。裝修工程完成后,將通過多種方式進(jìn)行空氣治理,確??諝赓|(zhì)量達(dá)到最佳,并開始進(jìn)行搬遷準(zhǔn)備工作。服務(wù)人員應(yīng)做好與各部門的內(nèi)部溝通,確保搬遷順利進(jìn)行,提前與供應(yīng)商做好安排,及時(shí)做好重新裝修的應(yīng)對(duì)預(yù)案。要做好員工培訓(xùn)和信息宣傳工作。
在搬遷過程中,有經(jīng)驗(yàn)的管理員會(huì)知道,搬遷意味著大量的舊家具將被閑置。
如果能充分利用原有家具,并計(jì)劃更新家具采購計(jì)劃,可以在后期軟裝配置和裝修中補(bǔ)貼一筆費(fèi)用,節(jié)省一定的費(fèi)用。
最后
辦公室裝修對(duì)于一個(gè)公司來說是一筆巨大的投資。
行政管理通過專業(yè)的項(xiàng)目管理能力,有效保障進(jìn)度,解決可能出現(xiàn)的問題和風(fēng)險(xiǎn),有效控制項(xiàng)目實(shí)施過程中的突發(fā)事件。房間裝修按時(shí)保質(zhì)保量完成。
不僅是耀眼的企業(yè)業(yè)績,更是您職業(yè)生涯中的一次重要經(jīng)歷。