2021-01-12 17:55 責任編輯:深圳尚泰裝飾 0
每一次談起辦公室裝修,許多行政管理人員都會感覺到壓力山大,為什么別人家的裝修總是井然有序,看上去很輕松,為什么別人家的管理人員聽到裝修消息時一點也不慌張?為什么別人家的裝修卻很少撕破臉?因為別人家行政就是把裝修單獨拿出來做項目管理,不是摸著石頭過河,能做到哪就做到哪。辦公室裝修本身是一個或大或小的工程事件,辦公室裝修做得怎么樣?能否處理好突發(fā)事件,是你工作能力的重要體現(xiàn)。下面小編和朋友們分享一些辦公室裝修項目管理的注意事項,希望能幫助大家。
1、項目啟動期需要做哪些準備?
在管理局接到裝修工程任務之前,不要著急,先從以下幾件事做起,有條不紊:
需求收集和確認:在裝修項目開始前,行政部需要充分了解公司管理層和部門對新辦公環(huán)境的期望和需求。比如不同部門的工作特點,銷售和客服部門打來的電話和電話比較多,容易影響其他部門的辦公等。在收集需求的同時,成立項目組,主要成員為行政、it、財務、采購(有資質(zhì)的企業(yè)也有基礎設施團隊)和法務,同時確定團隊成員之間的分工。項目組成員確認后,需要在第一時間制定項目進度計劃,每個節(jié)點需要確認負責人;
盡量確定內(nèi)部預算:在處理辦公室裝修時,很多企業(yè)的老板可能不會先給出預算范圍和限制,而是在提交了幾家裝修供應商的設計報價后,瘋狂削減預算,讓行政花5W預算裝修50W效果,往往會消耗行政和供應商的大量精力,增加談判的內(nèi)耗。在完成項目預算編制的同時,需要對預算采購項目進行分解,確定實際后續(xù)負責人,定期收集采購信息,用于后續(xù)實際對比;
篩選裝修供應商:辦公室裝修離不開供應商的參與。在裝修工作初期,根據(jù)公司裝修情況,行政需要同時篩選第三方項目管理團隊、設計公司、造價咨詢公司、施工承包商、IT、裝修保潔、綠化種植、消防申請審核等服務供應商。還需要與物業(yè)公司充分溝通,仔細確認物業(yè)管理要求的細節(jié),以便在投標過程中提前通知供應商;
全程采購管理:裝修工作會涉及大量的采購工作。一般需要單獨成立采購團隊,申請資金支持渠道,確定項目采購規(guī)則,審核付款流程,保持效率節(jié)奏。注意購買有定制周期的,比如家具。只有在前期確定改造項目的總體和詳細要求,制定項目開發(fā)的總體進度和時間節(jié)點,才能方便地進行后續(xù)的設計、施工、結算等工作。
2、項目進行到一半,行政會遇到哪些坑?
不管前期準備的多么充分,項目啟動后,很容易出現(xiàn)一些突發(fā)事件。這些坑都有自己的特點,不同城市、不同行業(yè)、不同發(fā)展階段的企業(yè)在辦公裝修過程中都會出現(xiàn)各種問題。然而以下幾點是需要關注的,所有行政都應該高度緊張:
消防申報驗收:只要辦公裝修的消防申報驗收標準在申報過程、注意事項、消防驗收中出現(xiàn)問題,工程時間就會被延誤。目前比較高效的解決辦法是當?shù)赜匈Y質(zhì)的裝修公司或者物業(yè)、第三方消防工程公司一般代理。
強弱電:裝修時需要評估辦公配套設施的強電弱電電壓輸送現(xiàn)狀是否能滿足自己的需求。高電流改造線的成本要看實際辦公樓情況,但可以大也可以小。
施工時間:企業(yè)行政一般對辦公裝修工程的時間有嚴格的要求,但不同的建筑對裝修時間有不同的規(guī)定。如有特殊情況,需提前納入整個改造工程的時間管理。
多方對接:設置時間節(jié)點,責任到人。除了這些影響較大的“坑”,裝修中期還容易出現(xiàn)資金結算不足、工程施工延期、中期分期驗收等細節(jié)坑。期間行政可以提前發(fā)現(xiàn)問題,解決后期的連帶問題!
3、項目后期行政應該怎么做?
辦公室裝修后期,驗收結算是最后一關,驗收貫穿于裝修的全過程,最后的收尾工作只是一個結束。其中要特別注意的是,前期裝修質(zhì)量要通過合同鎖定,后期驗收才能順利盈利。合同是確保項目執(zhí)行和實現(xiàn)項目目標的基礎。在改造項目中,項目經(jīng)理在明確項目目標的基礎上,提前與改造分包商溝通并細化合同執(zhí)行過程中容易產(chǎn)生爭議的條款,明確合同條款,通過合同條款明確并鎖定項目工期、質(zhì)量、成本、驗收等內(nèi)容,確保項目執(zhí)行時有證據(jù)可循。
4、入駐的搬遷注意事項
完工后進行檢查和綜合調(diào)試,最后驗收整改。改造工程結束后,通過各種方式進行空氣處理,保證最佳的空氣質(zhì)量,并開始搬遷準備工作。服務人員應與各部門溝通,確保順利搬遷,提前與供應商達成協(xié)議,及時制定裝修響應計劃,做好員工培訓和信息宣傳。在搬遷過程中,有經(jīng)驗的管理員會知道,搬遷意味著大量舊家具閑置。如果能充分利用原有家具,整體更新家具采購計劃,可以在后期軟裝配置改造中補貼一定的費用,節(jié)省一定程度的費用。
辦公室裝修對企業(yè)來說是一筆很大的成本投入,通過專業(yè)的項目管理能力,行政部門可以有效保證進度,解決可能出現(xiàn)的問題和風險,有效控制項目實施過程中的突發(fā)事件,使辦公室裝修保質(zhì)保量按期完成。